Затраты по аренде квартиры для иногороднего сотрудника. Аренда жилья работнику: ндфл и страховые взносы

Довольно часто владельцы предприятий сталкиваются с необходимостью отправлять сотрудников в другой город или местность. В этом случае, как правило, работодатели заботятся о том, чтобы компенсировать проживание, питание, представительские и другие расходы. Важно знать, как правильно оформляется компенсация за аренду жилья сотруднику с точки зрения заключения договоров, исчисления НДФЛ и обложения страховыми взносами.

Сотрудник в командировке

Важно понимать, что каждую ситуацию лучше рассматривать как конкретный случай, поскольку возможны варианты (например, если производится аренда жилья на длительный период, а сотрудник приезжает периодически, если договор аренды заключается непосредственно компанией или самим сотрудником по приезду в другой город). Но существуют и общие правила, от которых рекомендуется отталкиваться.

Документальное оформление

Чтобы правильно оформить мероприятия, связанные с арендой жилья, компания должна прописать необходимость компенсации, а также возможность осуществления оплаты в нематериальной форме как возмещение расходов за жилье, в трудовом договоре или коллективном (не гражданско-правовом). Правильные действия в этом случае помогут учитывать эти расходы при расчете налогообложения на прибыль. В противном случае некоторые работники налоговых служб могут не причислять возмещение компенсации к налоговым расходам, поскольку не засчитают их как оплату в пользу работника за выполнение трудовых функций.

При выплате компенсации не требуется заключения особых форм договоров, расчета сроков или определенных тонкостей – документально оплата оформляется таким же образом, как и ежемесячные начисления оплаты труда. Единственная разница – указывается вид выплаты.

Удержание НДФЛ при выплате компенсации

В интересах организации представить возмещенную сумму как часть расходов при налогообложении прибыли. Согласно Трудовому кодексу, оплата аренды квартиры сотруднику может представляться в качестве «натуральной» формы расчета, однако при этом размер компенсации не должен быть выше 20 процентов оплаты, начисленной ему за оговариваемый месяц. Эти правила касаются случаев, когда сотруднику предоставляется квартира, которая была найдена и оплачена непосредственно компаний, или же если работник сам находит жилье, заключает договор с владельцем квартиры и осуществляет оплату. Именно при втором варианте возможна ситуация, когда налоговой службой компенсация не расценивается как оплата труда.

Оформление документов на аренду жилья

Обложение страховыми взносами

Многие полагают, что возмещение расходов на аренду жилья является объектом обложения страховыми взносами. Однако подобную компенсацию нельзя причислять к оплате за выполнение труда, облагаемой страховыми взносами, поскольку она не носит поощрительный характер, не зависит от способностей, профессионализма работника и качества выполнения им его трудовых обязанностей. Согласно Закону о страховых взносах, компенсационные расходы не облагаются ими, в то числе, если начислены за аренду жилого помещения при переезде или командировке.

Компенсация квартиры как часть зарплаты

Встречаются такие случаи, когда компания оплачивает не компенсацию аренды жилья сотрудникам на период командировки или обучения, либо на стадии испытательного периода во время обустройства, а сумму аренды квартиры на весь период осуществления сотрудником трудовой деятельности. Это касается тех ситуаций, когда квалификация работника оправдывает экономическую невыгодность необходимости регулярных выплат возмещения оплаты жилья.

Оплачивать работнику жилье на новом месте работодатель не обязан, но может . Условие об этом должно быть указано:

(или) в трудовом договоре с работником;

(или) в коллективном договоре, если наем работников из других регионов для вашей компании обычное дело.

При этом в договоре может быть прописано, что работодатель арендует работнику квартиру либо что компенсирует последнему расходы на аренду.

Надо ли начислять НДФЛ

В Минфине считают, что оплаченная организацией для иногороднего или иностранного работника - его доход в натуральной форме (Письма Минфина России от 17.01.2011 N 03-04-06/6-1, от 03.06.2008 N 03-04-06-01/149, от 28.05.2008 N 03-04-06-01/142).

А если это доход (Статьи 41, 208, пп. 2 п. 2 ст. 211 НК РФ), то он должен облагаться НДФЛ (Пункт 1 ст. 210 НК РФ): по ставке 13%, если работник резидент или высококвалифицированный иностранец (Пункты 1, 3 ст. 224 НК РФ), или по ставке 30%, если он нерезидент (Пункт 3 ст. 224 НК РФ). Работодатель в этом случае выступает налоговым агентом (Пункты 1, 2 ст. 226 НК РФ) и должен удержать налог из денежных выплат сотруднику, в частности из зарплаты (но не более 50% от нее) (Пункт 4 ст. 226 НК РФ).

По мнению Минфина, не облагается налогом (как компенсация) только возмещение расходов по самому переезду (Письма Минфина России от 13.07.2009 N 03-04-06-01/165, от 20.07.2007 N 03-04-06-01/255), но не по проживанию работника на новом месте (Письма Минфина России от 17.12.2008 N 03-03-06/1/688, от 25.01.2008 N 03-04-06-01/22). Минфин считает, что оплату аренды жилья для работника надо , так как такая компенсация не поименована в ст. 217 НК РФ (посвященной доходам физлица, освобожденным от налогообложения).

Однако суды не согласны с таким подходом (Постановления ФАС ЗСО от 17.11.2010 по делу N А45-26455/2009; Девятого арбитражного апелляционного суда от 28.12.2010 N 09АП-30496/2010-АК; ФАС ВВО от 24.06.2008 по делу N А43-28282/2007-37-943). По их мнению, работодатель вправе оплатить работнику в связи с переездом, кроме подъемных, еще и аренду квартиры в размере, установленном в договоре (Статьи 164, 165, 169 ТК РФ). Тогда аренда квартиры тоже будет компенсационной выплатой и не должна облагаться НДФЛ (Пункт 3 ст. 217 НК РФ). Причем в одном из решений суд прямо указал, что под обустройством работника на новом месте предполагается в том числе и предоставление ему жилья за счет компании (Постановление ФАС МО от 21.08.2008 N КА-А40/7732-08).

А если работодатель привлекает на работу иностранца, то он не просто может обеспечить его жильем, но и обязан это сделать в силу Закона (Пункт 5 ст. 16 Федерального закона от 25.07.2002 N 115-ФЗ "О правовом положении иностранных граждан в Российской Федерации"). В таком же ключе высказывались и суды (Постановления ФАС МО от 21.08.2008 N КА-А40/7732-08; ФАС ЦО от 11.12.2007 по делу N А48-717/07-2). Поэтому о начислении НДФЛ в такой ситуации вообще не должно быть и речи.

В общем, если вы не начислите НДФЛ, то наверняка придется отстаивать эту позицию в суде. Но шанс на победу вполне реален.

Надо ли начислять страховые взносы

Здесь ситуация точно такая же, как и с НДФЛ. По Закону вы имеете право компенсации, связанные с переездом работника, страховыми взносами не облагать (Подпункт "и" п. 2 ч. 1 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 N 212-ФЗ "О страховых взносах..." (далее - Закон N 212-ФЗ)). Но о возмещении расходов на жилье в Законе ничего не написано. Поэтому Минздравсоцразвития (так же как и Минфин с налоговиками) указывает, что не облагаются взносами только компенсации, касающиеся самого переезда работника на новое место, а не проживания (Пункт 3 Письма Минздравсоцразвития России от 05.08.2010 N 2519-19; ч. 1 ст. 7 Закона N 212-ФЗ). Разница с НДФЛ здесь только в том, что полученный доход в виде оплаченной аренды поможет быстрее достигнуть лимита выплат, начиная с которого уже не нужно начислять страховые взносы (в 2011 г. - 463 тыс. руб.) (Части 4, 5 ст. 8 Закона N 212-ФЗ).

Со взносами "на травматизм" дело обстоит не намного лучше. На первый взгляд начислять их на арендную плату за квартиру не нужно (Подпункт 2 п. 1 ст. 20.2 Федерального закона от 24.07.1998 N 125-ФЗ "Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний" (далее - Закон N 125-ФЗ)). Но в Законе 125-ФЗ, регулирующем уплату взносов "на травматизм", используются те же формулировки, что и в Законе N 212-ФЗ, посвященном страховым взносам в ПФР, ФСС, ФФОМС и ТФОМС. Поэтому, скорее всего, чиновники еще выскажутся по этому поводу не в пользу налогоплательщика. Для этих взносов никакого лимита выплат нет.

Судебной практики по вопросу начисления взносов на арендную плату пока нет. Но в части компенсаций нынешние правила начисления страховых взносов похожи на правила начисления ранее действовавшего ЕСН. Поэтому при решении споров можно обратиться к аргументам судебных решений, в которых арендная плата не облагалась единым социальным налогом (Постановления ФАС ЗСО от 17.11.2010 по делу N А45-26455/2009; ФАС ВВО от 24.06.2008 по делу N А43-28282/2007-37-943).

Можно ли учесть арендную плату в "прибыльных" расходах

По этому вопросу Минфин высказывался не раз и не всегда одинаково. Судя по последним разъяснениям, арендную плату можно учесть как расходы на натуральную оплату труда (Статья 255 НК РФ). Это относится к случаям, и когда работодатель сам оплачивает аренду (Письма Минфина России от 17.01.2011 N 03-04-06/6-1, от 12.11.2009 N 03-03-06/2/223), и когда возмещает работнику такие расходы (Письма Минфина России от 28.10.2010 N 03-03-06/1/671, от 13.07.2009 N 03-04-06-01/165). Но в любом случае в расходах не может быть учтено более 20% от зарплаты работника. Поскольку именно такая ее часть может быть выплачена ему в неденежной форме (Статья 131 ТК РФ). Однако с мнением чиновников сложно согласиться. В частности, какая может быть неденежная форма, если мы выдаем работнику деньги на аренду квартиры? К тому же НК не ставит в зависимость учет расходов и выполнение требований других отраслей права, в том числе трудового. И однажды суд отклонил ссылки налоговиков на 20%-ное ограничение от суммы зарплаты, поскольку трудовые и налоговые отношения - это все-таки разные вещи (Постановление ФАС ЦО от 29.09.2010 по делу N А23-5464/2009А-14-233).

Более того, Минфин считает, что условие об оплате аренды за работника должно быть указано в трудовом договоре.

В итоге налоговые органы иногда "снимают" расходы на аренду жилья как необоснованные. Но суды в этом вопросе их не поддерживают. Есть решения, в которых говорится о том, что затраты на аренду жилья могут быть учтены в расходах на оплату труда (Пункты 4, 25 ст. 255 НК РФ), если предоставление жилья работникам за счет работодателя было необходимо для исполнения ими своих трудовых обязанностей (Постановление ФАС ПО от 14.07.2009 по делу N А65-27027/2007). При этом в одном из решений суд отметил, что список прочих расходов в пользу работника, предусмотренных трудовым или коллективным договором, открытый (Постановление ФАС ЦО от 15.04.2010 по делу N А35-5556/2009).

Сухой остаток - учесть в расходах стоимость аренды жилья для работника можно в полном размере как:

(или) расходы на оплату труда;

(или) прочие расходы (Подпункты 10, 49 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Обсуждаем с руководителем

Самый беспроблемный вариант предоставить работнику жилье - арендовать квартиру за счет компании и условие об этом прописать в трудовом договоре с работником. Правда, налогов тогда придется заплатить больше. Если же не указывать такое условие в договоре, то налогов будет меньше, однако возможны претензии со стороны контролеров.

А теперь попытаемся обобщить налоговые последствия и риски для каждой ситуации в таблице. Также рассмотрим случай, когда условие об аренде жилья для работника не прописывается ни в трудовом, ни в коллективном договоре. Варианты учета, которые наиболее выгодны для организации, но которые вызовут больше всего вопросов у контролирующих органов, мы назвали опасными. А к безопасным отнесли те варианты, которые предлагают сами представители ведомств.

Если нет желания спорить, то, возможно, более простым решением вопроса станет обычное увеличение зарплаты работнику, чтобы он сам мог снимать жилье без ущерба для своего материального положения. И про аренду вообще ни в каких документах ничего не надо упоминать. Конечно, с увеличенной зарплаты нужно будет начислять НДФЛ (Пункт 1 ст. 210 НК РФ), страховые взносы (Часть 1 ст. 7 Закона N 212-ФЗ), взносы "на травматизм" (Пункт 1 ст. 20.1 Закона N 125-ФЗ). Но по крайней мере учесть все расходы при расчете налога на прибыль можно будет в полном размере (Статья 255 НК РФ). И вопросов у налоговиков не будет.

Компенсация за найм жилья является одной из наиболее значимых льгот, полагающихся различным категориям граждан. К примеру, возмещение расходов за наем жилья может быть определено для малоимущих семей, наиболее незащищенных слоев населения, сирот, детей без родительской опеки. Компенсация положена также военнослужащим, вынужденным снимать жилье вблизи места службы. Компенсация за найм жилья может также предоставляться работнику предприятия, если он договаривался об этом с работодателем в момент трудоустройства.

Социальная компенсация за найм жилья

Социальное возмещение затрат граждан на жилье регулируется как федеральными, так и региональными законами. При назначении льготы органы социальной защиты населения ориентируются на устанавливающие документы. Как правило, компенсация утверждается именно органами местного самоуправления с целью оказания финансовой поддержки граждан, которым в данный момент невозможно предоставить жилье в собственность или по договору социального найма.

Льготой могут воспользоваться наиболее социально незащищенные слои общества, такие как дети-сироты, дети без родительского попечения, малоимущие семьи. Для этого представитель льготной категории граждан должен встать на учет в органах социальной защиты населения и заявить о том, что нуждается в улучшении жилищных условий.

Размер компенсации за найм жилья будет меняться каждый год в зависимости от индексации, проводимой по региону на будущий год.

В 2010 году власти приняли решение о монетизации компенсации за наем квартиры. Ранее размер компенсации был для всех категорий получателей одинаков – принималось среднее значение стоимости съемного жилья. На сегодняшний день заявитель должен документально подтвердить свое право на получение компенсации, после чего специалисты УСЗН каждый месяц производят перерасчет компенсационной суммы (ежемесячной денежной компенсации – ЕДК), принимая во внимание фактически понесенные затраты человека на оплату ЖКУ и квартиры.

Бывает так, что в семье, проживающей совместно на одной жилплощади, сразу несколько человек имеют право на компенсацию квартплаты, и тогда компенсации складываются. Однако, общая сумма выплаты не может превышать 50% размера платежа за квартиру.

Чаще всего размер компенсации также изменяется по сезонам – в зимнее время, когда включено отопление, субсидия увеличивается, а летом, наоборот, уменьшается. Жильцы квартиры не должны предпринимать никаких мер – специалисты соцзащиты самостоятельно произведут перерасчет. Бывает и так, что субсидия летом вообще не предоставляется – все зависит от региона проживания семьи.

Наличие задолженностей по квартплате автоматически лишает жильцов права на получение компенсации. И здесь единственным выходом станет обращение в коммунальную службу с просьбой заключить договор о реструктуризации долга – тогда гражданин будет выплачивать долг небольшими долями на протяжении длительного периода времени. Но следует быть готовым и к тому, что ЖЭК откажет в подобном послаблении.

Право на получение компенсации необходимо подтверждать каждые полгода, в противном случае придется подавать полный комплект документов заново.

Наконец, льгота по квартплате – не единственная преференция, которую можно получить. Малоимущие семьи, которые отдают 22% от совокупного дохода всех совместно проживающих членов семьи за оплату коммунальных услуг, вправе получить скидку на ЖКУ. И данная льгота не препятствует получению компенсации за найм квартиры.

Компенсация за найм жилья работнику предприятия

Во время заключения трудового договора наниматель и сотрудник могут обговорить пункт о компенсации затрат работника на найм жилья. Для этого должен быть повод, например, осуществление трудовой деятельности в филиале компании или работа разъездного характера, предполагающая длительные или частые командировки.

Трудовой договор может содержать все условия предоставления компенсации – размеры надбавки к зарплате, порядок выплаты, вид жилья и т.д. Размер компенсации может зависеть от количества жильцов в помещении (если предполагается, что семья будет жить с сотрудником), продолжительности командировок, уровень комфорта жилья.

Деньги на оплату жилья работодатель может сразу перечислять на счет арендодателя, предварительно заключив с ним договор аренды. Или работник должен оплачивать жилье, а затем получать компенсацию вместе с заработной платой. Если договор расторгается по вине сотрудника, если он нарушал трудовую дисциплину или уволился по собственному желанию, право на возмещение стоимости жилья утрачивается.

Компенсация за найм жилья военнослужащим

Право на получение компенсации за найм (поднайм) жилья военнослужащими зависит от принадлежности военного к одной из следующих групп:

• пребывающих на службе по контракту в данный момент;
• уволенных в запас (должны состоять на учете как нуждающиеся в улучшении условий проживания).

При этом компенсация за найм жилья не будет назначена военнослужащему, если:

• он не подавал заявление на предоставление ему государственной поддержки;
• один из членов его семьи владеет на правах собственника пригодным жилым помещением неподалеку от места несения службы военнослужащим.

Размер компенсации будет зависеть от двух показателей – социальной нормы площади (которые, в свою очередь, зависят от количества членов семьи военнослужащего) и средней стоимости 1 кв. м. площади жилья в данном регионе.

Социальная норма площади рассчитывается следующим образом:

• 24 м2 на одного военнослужащего, который будет жить один;
• 36 м2 на военнослужащего и одного члена семьи помимо него;
• 43 м2 на военнослужащего, супругу и ребенка (троих человек);
• 12 м2 на каждого члена семьи, если общее их число превышает 3 человека.

Законодательные акты по теме

Типичные ошибки

Ошибка: Гражданин не стал оформлять компенсацию по квартплате, поскольку уже получает субсидию на оплату коммунальных услуг.

Государство заботится о том, чтобы его защитники и их семьи были обеспечены жильем. Разрабатываются программы ипотеки и субсидирования, на накопительные счета офицеров поступают соответствующие средства.

Однако до того времени, как получится обзавестись собственной квартирой, военнослужащим тоже нужно где-то жить. Как правило, приходится снимать квартиру или дом, что приводит к дополнительным тратам. Эти средства государство частично компенсирует путем поднаема .

Давайте рассмотрим, как осуществляется оформление поднайма в 2019 году.

Общее понятие поднайма

Условия поднайма квартир в 2019 году

• посредством аренды военной частью муниципальных квартир;
• строительством собственных жилых домов Министерством обороны;
• выдачей ипотечного кредита.

Дорогие читатели!

Мы описываем типовые способы решения юридических вопросов, но каждый случай уникален и требует индивидуальной юридической помощи.

Для оперативного решения вашей проблемы мы рекомендуем обратиться к квалифицированным юристам нашего сайта.

Законом предусматриваются компенсации за оплату жилья как меры социальной поддержки для малоимущих, а также социально незащищенных и льготных категорий граждан. На ежемесячное возмещение расходов могут претендовать граждане, вставшие на учет в отдел социальной защиты, подтвердив свое право документально. Кроме того, на покрытие расходов на жилье могут рассчитывать работники предприятий и военнослужащие, которые находятся в командировке или работают на постоянной основе от своей организации и при этом арендуют жилое помещение.

Социальные выплаты на оплату жилья устанавливаются Федеральным законодательством и местными органами самоуправления по региону. Оплата производится согласно трудовому договору и служебной инструкции. В обоих случаях возмещение расходов производится согласно устанавливающих документов, проверяемых отделом социальной защиты или бухгалтерией предприятия (части). Выплаты производятся после установления фактических затрат, в некоторых случаях (служебная командировка) могут предоставляться предварительно, с последующей отчетностью.

Социальное возмещение расходов на жилье

В 2010 году произошла монетизация льготной скидки на оплату жилья, предоставляемой различным категориям граждан. Ежемесячная денежная компенсация (ЕДК) индивидуальна для каждого льготника, рассчитывается по предоставленным в отдел соцзащиты квитанциям за прошедший месяц. Если раньше льгота была усреднена и определялась единой суммой для всех граждан, то в настоящее время после подачи документов, подтверждающих право, производится ежемесячный перерасчет с учетом оплаченных коммунальных услуг и стоимости найма.

ЕДК зависит от ежегодной индексации на региональном уровне, которую проводят на следующий финансовый год. Индексация зависит от бюджетных ассигнований, может разниться в зависимости от региона. Если в семье проживают несколько человек, имеющих льготную категорию, то их субсидии складываются, но не могут превышать половины квартплаты.

Во многих случаях квартплата значительно разнится в отопительный сезон и без отопления. Соответственно проводится перерасчет и бывает, что в летний период ЕДК не положена, а в отопительный получается большая субсидия. Подобные колебания выплат не требуют специального обращения и написания заявления.

Кроме компенсации на оплату жилья льготным категориям в сферу социальной защиты включена . Если семья оплачивает ЖКХ в размере 22% от совокупного дохода, то она имеет право на социальную поддержку, ст. 159 ЖК РФ. Рассчитать возможность получения субсидии можно, обратившись в отдел социальной защиты и предоставив документы на собственность квартиры, трудовую книжку, справку о доходе, о составе семьи и оплаченную квитанцию за последний месяц.

Если присутствует задолженность по квартплате, то рассчитывать на субсидию нельзя. Подтверждать право на получение субсидии требуется раз в шесть месяцев, пропуск последней даты пролонгации приведет к повторному обращению со всем пакетом документов. Получение ЕДК и субсидии не исключают друг друга, если гражданину положены обе льготы на оплату жилья, то он имеет право получать обе. Сумма, начисленная по обеим формам социальной поддержки, включается в доход для расчета за следующий месяц.

Жилье работнику: возмещение расходов

При заключении между работником и администрацией предприятия может быть внесен пункт о возмещении расходов на жилье. Чаще всего такая позиция предусматривает работу в длительных командировках или в филиале организации. Возмещение предусматривается также военнослужащим и их семьям, если они арендуют жилье. Договор должен содержать точное указание на возможную доплату, вид предполагаемой недвижимости и условия выполнения обязательств.

Возврат затраченных средств зависит от формы оплаты помещения, но должен существовать договор найма между арендодателем и организацией. По соглашению средства перечисляются перед началом расчетного месяца или посредством регулярных переводов на банковский счет работника. Работник может рассчитываться с владельцем жилплощади, а затем получать оговоренную сумму на свой счет вместе с заработной платой.

Ст. 19 Трудового кодекса РФ позволяет включать в трудовой договор возможную сумму возмещения квартирных средств, а также изменять ее по необходимости. Размер выплаты зависит от многих факторов, например, проживает ли вместе с сотрудником семья, длительность командировки или постоянной работы, комфортность условий проживания. Согласно ТК РФ, в случае досрочного прерывания контракта на жилье по вине работника, он несет материальную ответственность и не может рассчитывать на возмещение квартирных расходов.