График отпусков подписывает. Лист ознакомления с локальными нормативными актами: как правильно составить, скачать бланк

Как правило, факт ознакомления работника с графиком отпусков (далее — ГО) подлежит фиксации на бумажном носителе. В качестве такой бумаги могут выступать:

• лист ознакомления с ГО;
• журнал ознакомления;
• ГО с дополненной графой об ознакомлении работников с датами начала и окончания отпуска (форма Т-7);
• ведомости, уведомления и др.

Поскольку законодательством это не урегулировано, работодатель сам решает, в каком документе фиксировать подпись работника (письмо Роструда от 30.07.2014 № 1693-6-1).

ВАЖНО! Извещение также может быть осуществлено в электронном виде посредством оформления документов усиленными квалифицированными подписями работника и работодателя (ст. 312.1 Трудового кодекса РФ, ст. 5, 6 закона «Об электронной подписи» от 06.04.2011 № 63-ФЗ).

Если таким документом является лист ознакомления с ГО, то он, как правило, содержит следующую информацию, приведенную в виде таблицы:

• Ф. И. О. работника;
• наименование его места работы и должность;
• даты дней отдыха;
• отметку об ознакомлении (дату и собственноручную подпись).

Скачать образец листа ознакомления с графиком отпусков под роспись можно по ссылке: Лист ознакомления с графиком отпусков (скачать образец) .

Нужно ли ознакомлять работников с графиком отпусков

При ответе на вопрос о том, нужно ли знакомить работников с графиком отпусков, следует обратиться к ст. 123 ТК РФ. Данная норма закрепляет за работодателем следующие императивные действия:

• принять ГО не позднее чем за 14 дней до 31 декабря;
• заблаговременно оповестить работника о дате начала дней его отдыха;
• обеспечить некоторым группам работников отпуск в подходящий для них срок.

ГО носит императивный характер для обеих сторон трудового договора. Так, работник не может самовольно уйти в отпуск без согласования с работодателем, такое действие может быть квалифицировано в качестве прогула.

ВАЖНО! Исключение составляют случаи, когда работник-донор сдал кровь и ему положены дни отдыха вне зависимости от согласия работодателя. Отсутствие на работе по данной причине не расценивается как прогул (п. 39 постановления Пленума Верховного суда РФ от 17.03.2004 № 2).

Сроки ознакомления с графиком отпусков

Законодательством установлены минимальные сроки ознакомления с графиком отпусков — 2 недели до начала дней отдыха работника (ст. 123 ТК РФ). Верхние границы данного срока не предусмотрены.

Таким образом, работник может быть уведомлен о периоде своего отпуска в любое время с момента вынесения приказа об одобрении графика отпусков на соответствующий календарный год и за 2 недели до выхода в отпуск (см. апелляционное определение Самарского областного суда от 07.11.2012 № 33-10182/2012).

Подробнее о том, как принимается ГО, рассказывается в статье Приказ об утверждении графика отпусков - образец .

ВАЖНО! Невыполнение работодателем обязанности по своевременному оповещению работника о предстоящем отпуске наделяет последнего возможностью взять отдых в любое иное подходящее ему время (ст. 124 ТК РФ).

Таким образом, форма листа ознакомления с графиком отпусков выбирается работодателем на свое усмотрение. Как правило, в нем указываются сведения о работнике, период его отдыха. Факт ознакомления с указанным периодом удостоверяется собственноручной подписью работника.

Одной из обязанностей любого работодателя является своевременное ознакомление работников с локальными актами, которые выпускаются в компании и имеют непосредственное отношение к их деятельности. Неисполнение указанной обязанности может повлечь привлечение к административной ответственности, а также создать дополнительные проблемы во взаимоотношениях с сотрудниками. Именно поэтому руководители и кадровые службы предприятий знакомят работников с подобными документами под роспись, что также закреплено в трудовом законодательстве. Одним из локальных актов обозначенного вида является график отпусков работников, для ознакомления с которым могут использоваться два способа: составление отдельного листа ознакомления или сбор подписей работников непосредственно на самом графике.

Составление листа ознакомления сотрудников

Создание отдельного документа, который называется листом ознакомления, является универсальным способом доведения информации о графике отпусков до работников. Этот вариант оповещения использует большинство организаций, а основной задачей листа ознакомления является получение от сотрудников письменного подтверждения факта прочтения документа. Именно поэтому данный документ может составляться в произвольной форме, однако в нем обязательно указываются реквизиты графика отпусков на соответствующий календарный год, а также проставляются фамилии работников, собираются их личные подписи. Фамилии и подписи обычно располагают в виде таблицы, что упрощает организацию процедуры ознакомления с локальными актами.

Сбор подписей работников на графике отпусков

Некоторые кадровые службы предпочитают собирать подписи работников об ознакомлении с графиком отпусков непосредственно на этом документе. Форма графика отпусков унифицирована, однако для целей оповещения работника часто используется последняя невостребованная графа данного документа, которая называется «Примечание». Поскольку все данные каждого работника в графике, а также даты начала и окончания его отпуска в очередном календарном году в этом локальном акте уже разбиты по отдельным строкам, личная подпись в последней графе соответствующей строки автоматически подтверждает факт ознакомления сотрудника с документом. Прямо данный способ доведения информации нигде не запрещен, однако он используется сравнительно нечасто.

Чтобы адаптировать существующие законы предприятия должны разрабатывать локальные нормативные акты, которые учитывают особенности деятельности каждой организации. Поступая на новую работу сотрудники, должны знакомится со всеми действующими на предприятии внутренними актами. Существует несколько способов отражения данного факта. Наиболее популярным является лист ознакомления с локальными нормативными актами.

Действующие правила устанавливают обязанность руководства компании на законодательном уровне производить ознакомление своих сотрудников с положениями локальных документов.

Это прежде всего связано с тем, что локальные акты фирмы регулируют взаимоотношения сторон трудовых отношений, устанавливают правила и процедуры, которые работники и сама администрация должны соблюдать.

То есть работающие в компании должны знать как свои права, так и обязанности. Только после этого с них можно что-то требовать. Например, привлечь работника к дисциплинарной ответственности за нарушение трудовой дисциплины можно, если он знал действующий в компании трудовой распорядок. Причем ознакомление должно быть документально зафиксировано.

Внимание! С принятыми необходимо ознакомить как всех действующих работников компании, так и вновь принимаемых на работу сотрудников.

Существует несколько вариантов проведения данной процедуры. При этом на уровне законодательства это никак не отражено. Поэтому, компания имеет право самостоятельно выбирать, как именно оно будет доводить до сведения своих работников положения внутренних нормативов, и как при этом будет осуществляться фиксация самого факта прочтения норматива.

Способы ознакомления

Если в организации действуют локальные акты, то каждый работник должен быть ознакомлен с ними под роспись.

Это можно сделать одним из следующих способов:

• Поставить подпись в самом нормативном акте. Для этого на последнем листе документа нужно предусмотреть специальную таблицу, в которую работник после процедуры ознакомления будет вносить личные данные о себе. Такие отметки об ознакомлении, как правило, вызывают наибольшее доверие у проверяющих и контролирующих органов, поскольку это не позволяет администрации заменить документ либо в одностороннем порядке внести в него какие-либо изменения.
• Отдельный лист ознакомления работников. Его можно как заводить для каждого существующего нормативного акта, так и вести общий, в котором будут ставиться отметки сразу по всем документам. Одной из важнейших составляющих этого листа является графа с датой ознакомления. Благодаря ей можно будет соотносить факт знакомства с документом и номер его редакции. На практике подпись у работника нужно брать при каждом случае внесения изменений в ЛНА.
• Журнал ознакомления с локальными актами. Его листы нужно пронумеровать и прошить, записи вносить на каждую строку не пропуская пустые. Для каждого факта ознакомления должна составляться отдельная запись (строка).
• Внести в пункт и том, что работник ознакомился со всеми актами в момент принятия на работу. Такой способ может применяться, если в компании не ведутся ни журналы опроса, ни опросные листы. При подписании соглашения работник ставит подпись не только в графе о получении своей копии, но также и в специальной графе об ознакомлении с документами. Судебная практика подтверждает такой способ ознакомления правомочным.

Лист ознакомления с локальными нормативными актами образец

Как оформить лист ознакомления

Рассмотрим как можно создать лист ознакомления с локальными нормативными актами. Для этого документа нет определенной формы и организация, разрабатывая свой вариант листа, может добавлять в него необходимые графы.

Закон допускает как создать отдельный лист для каждого нормативного акта, либо использовать единый для всех.

В верхней части листа посередине записывается его название: «Лист ознакомления сотрудников», после чего указывается название организации - можно как полностью, так и в сокращенном варианте.

На следующей строке указывается название нормативного акта, отметки по ознакомлению с которым ставятся на данном листе. Если он используется для проставления подтверждений по всем актам, то можно указать общей фразой «С локальными нормативными актами организации», либо опустить эту строку вообще.

• №1 - Порядковый номер. Строки должны нумероваться по порядку номеров без пропусков;
• №2 - Ф.И.О. Сюда записываются данные работника, который проставляет подтверждение;
• №3 - Должность, структурное подразделение. Указывается на какой должности и в каком отделе он работает;
• №4 - Название акта. Сюда записывается с каким актом проводилось ознакомление, если лист используется для проставления отметок сразу по всем документам. Если на листе ставятся подписи только по одному акту, то эту графу можно вообще опустить;
• №5 - Дата ознакомления. Работник должен поставить сюда дату, в которую произошло ознакомление.
• №6 - Подпись. Работник расписывается в этой графе.

Внимание! Лист не заверяется и не подписывается. После того, как строки в таблице заканчиваются, открывается новый лист.

Как говорится, готовь сани летом, а телегу – зимой. В кадровом деле в роли пресловутой телеги выступает график отпусков. По закону его нужно утвердить не позднее чем за две недели до наступления календарного года. Но когда график отпусков составлен и утверждён, у специалистов по кадровому делопроизводству нередко возникает вопрос: обязан ли работодатель знакомить с этим документом под роспись всех сотрудников компании?

Разобраться в этом вам помогут специалисты Superjob.

На профессиональных форумах HR-менеджеров, в том числе на портале Superjob.ru, по этому поводу ведутся горячие споры. Мы решили обобщить имеющиеся мнения и разобраться в нюансах кадрового делопроизводства. Оказалось, что менеджеры по персоналу обладают в этом вопросе значительной свободой.

Убиваем двух зайцев
Для начала уточним, что говорит по этому поводу Трудовой кодекс РФ. В статье 123, регламентирующей очередность предоставления отпусков, необходимость под роспись знакомить всех сотрудников именно с графиком отпусков не предусмотрена. Упоминается лишь, что о времени начала отпуска работник должен быть извещён под роспись не позднее чем за две недели до его начала. А это не одно и то же. Тем не менее многие специалисты по кадровому делопроизводству всё же проводят такую процедуру, объясняя это двумя причинами.

Во-первых, скрытой правовой коллизией: в статье 22 Трудового кодекса говорится об обязанности работодателя знакомить работников под роспись с принимаемыми локальными нормативными актами, непосредственно связанными с их трудовой деятельностью. Если считать график отпусков таким локальным нормативным актом, то знакомить с ним всех сотрудников всё же необходимо, несмотря на отсутствие прямых указаний в статье 123. Чтобы избежать возможного нарушения трудового законодательства, HR-менеджеры подстраховываются.

Во-вторых, ознакомление работников с графиком отпусков фактически способно заменить собой подготовку и заполнение многочисленных уведомлений о времени начала отпуска. Иными словами, если сотрудник расписался в графике отпусков (или в листе ознакомления), то за две недели до начала отпуска направлять ему уведомление уже необязательно. Достаточно вовремя подготовить приказ об отпуске и выплатить отпускные.

Ведь Трудовой кодекс не оговаривает форму и способ письменного уведомления работников, оставляя это на усмотрение кадровика, а устанавливает лишь срок (не позднее чем за 14 дней до начала отпуска) и необходимость получения «автографов» сотрудников. Таким образом, ознакомление с графиком отпусков под роспись позволяет убить двух зайцев: подстраховаться на случай скрытого противоречия в законодательстве и упростить уведомление сотрудников о времени начала отпуска.

Как уведомить коллег?
Итак, вы приняли решение ознакомить всех сотрудников с графиком отпусков под роспись. Как рациональнее организовать эту процедуру? Существует два возможных пути.

Напомним, график отпусков составляется на основе унифицированной формы кадровых документов №Т-7. Первый путь – это внести в неё дополнительный столбец № 11 «С графиком ознакомлен / дата / подпись». Лучше сделать это с помощью приказа генерального директора. Подобное дополнение не противоречит закону.

Второй путь – создать отдельный лист ознакомления в произвольной форме. Как и график отпусков, он может быть разбит на части (по структурным подразделениям компании). Это удобно, когда речь идёт о большом коллективе. Кроме того, отдельным приказом можно закрепить обязанность ознакомить работников с графиком за конкретным сотрудником или руководителями подразделений компании.

Наконец, можно уведомить сотрудников о графике отпусков и без всяких «автографов» – с помощью электронной почты, интранет-портала компании или старого доброго информационного стенда. Но помните, что в этом случае вы не избавлены от обязанности под роспись сообщать о конкретной дате начала отпуска не позднее чем за две недели до этого радостного события.

Впрочем, таким уведомлением может считаться и приказ об отпуске (сотрудник расписывается в нём после ознакомления), если он выпущен не позднее чем за две недели до начала отпускного периода. Как видно, в работе с графиком отпусков нет ничего сложного, однако знание всех нюансов данной процедуры позволит вам всегда быть в ладах с законом и собственными коллегами. Желаем вам безошибочного делопроизводства и приятных отпускных дней!

Из этой статьи вы узнаете: Нужен ли лист ознакомления с графиком отпусков? Какова форма листа ознакомления с графиком отпусков? Как выглядит правильный образец заполненного листа ознакомления с графиком отпусков? Когда нужно заполнять лист ознакомления?

Сроки отпуска имеют большое значение, но мало просто согласовать их на словах. Работодатель должен правильно составить лист ознакомления с графиком отпусков. Это поможет избежать конфликтов и замечаний. А сотрудникам это даст уверенность в сроках отдыха и позволит планировать время. Давайте разберемся в деталях заполнения листа ознакомления с графиком отпусков.

Нужен ли лист ознакомления с графиком отпусков?

Лист ознакомления с графиком отпусков в 2017 году не предусмотрен Трудовым кодексом в обязательном порядке. У работодателей есть другая обязанность - составить график отпусков не менее, чем за две недели до начала календарного года. Это устанавливает cт. 123 ТК РФ, определяющая очередность ежегодного отдыха. Давайте посмотрим, зачем нужен лист ознакомления с графиком отпусков?

• Чтобы заранее зафиксировать сотрудников со сроками их отпусков
• Чтобы отслеживать согласование графика и точечно решать спорные вопросы
• Избежать оформления лишних документов: например, уведомления за две недели до начала отпуска

Не включать дополнительные графы в форму Т-7 (график отпусков), где графа «ознакомление» не предусмотрена (особенно актуально при автоматизированном учете в крупных компаниях).

Как мы видим, лист согласования также заменяет уведомление об отпуске за две недели до его начала. В течение года достаточно будет только готовить приказы об отпуске. Кроме того, это защитит работодателя от недоразумений. Например, если сотрудник неожиданно решит уйти в отпуск в непредусмотренное время.

Какова форма листа ознакомления с графиком отпусков?

Определенной формы для листа ознакомления с графиком отдыха закон не определяет. То есть, его можно оформить произвольно. Безусловно, в таком документе должны быть поля для указания ФИО сотрудника и его подписи. Давайте подумаем, какие данные желательно включить в лист ознакомления с графиком отпусков в 2017 году?

Фамилия, имя и отчество, поле для подписи - обязательно.

Сроки отпуска уже указаны в графике, но в листе их лучше дублировать, чтобы подтвердить согласие именно с этими датами.

В крупной организации - подразделение и должность, чтобы избежать путаницы с однофамильцами.

Дату ознакомления - чтобы зафиксировать своевременное утверждение графика отпусков.

Еще один вариант - добавить графу с подписью сотрудника в сам график отпусков (форма Т-7). Это по-своему проще. Но не все кадровики соглашаются на изменение установленных форм. А при большом штате и больших объемах информации, это связано с дополнительными трудностями.

Как выглядит правильный образец заполненного листа ознакомления с графиком отпусков?

Приведем примеры произвольного заполнения листа ознакомления с графиком отпусков. В небольшой компании можно ввести только основные данные:

В крупной организации лучше уточнять должность и подразделение. В то же время, можно выбрать более компактный вариант таблицы. Даты отпусков, уже указанные в графике, можно не дублировать.